第一条 为确保本集团各项工作规范、高效、优质,依据本集团章程制定本制度。

第二条 秘书长是本集团印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门各部室依照本管理制度履行职责。

第三条 秘书处行文使用两个文号即“闽职字”和“闽职秘字”。“闽职字”适用于以本集团名义发出的文件，包括上行文、对成员单位等的正式文件，该文号需加盖本集团印章。“闽职秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部室具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报董事长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 以“闽职字”发出的各类文件需经本集团董事长签发，以“闽职秘字”发出的各类文件需经本集团秘书长签发。

第六条 行文执行登记制度由秘书处专人负责。

第七条 各类文件行文需使用《协会行文呈批表》。

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《协会文件传阅处理表》报秘书长或本集团领导阅批。

第十条 每年本集团或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册标识后归档保存。

第十一条 本集团的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录并设专人负责此项工作。

第十三条 “集团”、“集团秘书处”印章使用的审批权限由本集团理事会审议核定。

第十四条 本集团财务专用章由本集团主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本集团办公场所。

第十六条 本集团授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等由专人保管经理事长批准后开具并留底备查。

第十七条 本制度经董事会审议通过后生效由董事会解释。

2017年12月